La gerencia de Servicios Financieros de DUCSA enfrenta una serie extraordinaria de desafíos, por tratarse de una empresa con un volumen enorme de transacciones. El trabajo se realiza a través de diversas unidades especializadas que actúan con total transparencia y con una visión innovadora en el uso de las herramientas más avanzadas para cumplir su labor con eficacia y responsabilidad.
La unidad de Tesorería y Créditos se ocupa del flujo de caja, los depósitos, pagos y transferencias, así como de la gestión integral de las líneas de crédito para socios de negocio, agentes y clientes corporativos.
La tarea requiere de decisiones diarias en cuanto a la gestión de fondos, previsiones de cobros y pagos y cobertura de riesgos del tipo de cambio de moneda, así como contabilizar todas las operaciones relacionadas con tesorería (depósitos, pagos, transferencias, interesas y gastos bancarios).
Por otra parte, la unidad se encarga de la definición de las líneas de crédito adecuado para cada cliente y las garantías necesarias para cubrir de la mejor manera el riesgo crediticio.
Presupuesto y Control de Gestión es responsable de la generación del presupuesto y el plan de gestión anual, así como del proceso de seguimiento y control durante su ejecución.
Por otro lado, la unidad se ocupa del manejo centralizado de los datos maestros: la información de gestión de la empresa para consumo de colaboradores, accionistas y socios de negocio.
La unidad también se encarga de los contratos que mantiene la empresa, así como también de los contratos de concesión con las estaciones de servicio, en coordinación con ANCAP. Asimismo, es responsable de la generación de información para la toma de decisiones, lo que transforma a la unidad en estratégica para el negocio.
La realidad de los negocios de DUCSA se representa en cuatro balances anuales, auditados por la firma internacional KPMG. La unidad de Contabilidad provee de información de sus estados contables a la Gerencia General y al Directorio, así como a ANCAP, al Banco Central del Uruguay, a la Auditoría General de la Nación, al Instituto Nacional de Estadísticas, a la calificadora de riesgo Fitch Ratings y a la Bolsa de Valores.
El área de Impuestos, por su parte, realiza las provisiones fiscales para los balances, así como el control y seguimiento de los proyectos que se presentan ante la Comisión de Aplicación a la Ley de Inversiones. Asimismo, provee información sobre el tratamiento impositivo que tendrá cada nuevo negocio que propone la empresa.
Una empresa de la importancia de DUCSA necesita ejercer un control permanente de sus prácticas contables y de gestión, de manera de asegurar la excelencia de sus procesos.
Control interno, en acuerdo con la gerencia financiera, determina los procesos a auditar cada año, diagnostica la situación y eleva las sugerencias a quien corresponda, de tal manera de preservar la integridad y eficiencia operacional.
Presupuesto y Control de Gestión
Se trabajó en el plan de gestión en base a los pilares estratégicos definiendo indicadores (objetivos) generales que a su vez son compartidos por los integrantes de las distintas gerencias de forma de asegurar la alienación de todas las áreas con los objetivos organizaciones.
Se trabajó junto con Control Interno, para definir procesos y flujos automatizados de información para asegurar que la Gerencia General esté siempre informada para dar la aprobación final de cada nuevo contrato a firmarse por parte de DUCSA.
Tesorería y Créditos
Se superaron los resultados financieros presupuestados.
Se cambiaron los procedimientos y procesos de trabajo y se logró una exitosa puesta a punto del proyecto de pagos Host to Host que implica la integración entre el sistema de gestión de DUCSA (SAP) y la central de pagos del banco a través de un canal seguro. Esto facilita la aprobación y simplifica y da trazabilidad de los procesos de Tesorería.
Se incorporaron 60 estaciones a la nueva operativa de convenios, que ajusta los procedimientos documentales contemplando el sistema de facturación electrónica.
Contabilidad e impuestos
Durante el 2018 contabilidad e impuestos se unificaron, buscando la optimización de recursos, en un proceso que ha sido transparente para el resto de la organización, por lo que puede catalogarse de exitoso.